Näin järjestät työpajan etänä
Koko maailman tapaan mekin Ahooylla olemme tilanteessa, jossa yhteiset tapaamiset ja työpajat eivät enää onnistukaan fyysisesti samassa tilassa – ainakaan seuraavien kuukausien aikana. Verkkotyöskentely on noussut avainasemaan puskemaan sekä meidän että asiakkaidemme liiketoimintaa eteenpäin.
Ja se jos mikä on vaatinut opettelua ja heittäytymistä. Näinä epävarmoina aikoina täytyy vain mennä eteenpäin – päivä kerrallaan ja uusi toimintatapa kerrallaan.
Työpajat ovat aina olleet keskeinen osa työprosessiamme. Tietojen ja oivallusten kaivaminen esiin yhdessä asiakkaan kanssa antaa tekemisellemme pohjan, jonka arvo on lopputuloksen kannalta ehdoton. Juuri työpajoissa kerätty tieto yhdistettynä kokemukseemme synnyttää onnistuneita ja toimivia tuotoksia.
Viime viikolla järjestimme ensimmäistä kertaa työpajan etänä. Jos ihan totta puhutaan, emme olleet täysin varmoja miten homma tulisi lopulta toimimaan. Tässä vaiheessa onkin syytä kiittää asiakastamme Mediatekoa yhteisestä hypystä tuntemattomaan. Vaikka haasteita tuli vastaan, oli lopputulema varmuus siitä, että työpaja on täysin mahdollista vetää etänä.
Etätyöpaja seurasi luovan yhteistyön malliamme. Yhteisen fyysisen tilan sijaan kokoonnuimme työskentelemään Google Meetsiin, Slidesiin sekä Jamboardsiin. Ohessa video, jossa Megan jakaa parhaat vinkit onnistuneen etätyöpajan järjestämiseen.
Google meets
Yrityksenä rakastamme Google Meetsiä. Järjestämme sen kautta tällä hetkellä kaikki kokoukset, sekä sisäiset että asiakaspalaverit. Meetsissä kuvan- ja äänenlaatu on tasaista ja käyttö helppoa. Ensimmäiseen etätyöpajaamme osallistui kahdeksan henkilöä. Tarkoitus oli käydä läpi neljä tehtävää, joista kaksi edellytti jakautumista tiimeihin ryhmätöiden tekoon.
Tätä varten perustimme tiimit sekä kolme Google-kokoushuonetta jo ennen itse työpajaa:
- Yhteinen päähuone, johon kaikki osallistujat liittyivät
- Tiimi 1 – the Happy Hermits
- Tiimi 2 – the Lonely Wolves
Käytännössä osallistujat pystyivät siirtymään helposti takaisin päähuoneeseen, kun ryhmätyö oli tehty. Fasilitaattorina minulla oli linkit ja pääsy kaikkiin kokoustiloihin tarkistamaan töiden tilannetta sekä auttamaan tarvittaessa.
Google Slides
Valmistelimme työpajan rungon Google Slidesiin, jonka ohjeet helpottavat eri toimintojen ja online-yhteistyön rakentamista. Hallitsin esitystä jakamalla näyttöni kaikille osallistujille.
Google Jamboards
Ennen tätä työpajaa en ollut koskaan käyttänyt Jamboardsia. Se toimi todella hyvin! Jamboards on iso virtuaalinen kirjoitustaulu, jolle voi kiinnittää muistilappuja – ei sen kummempaa hienostelua ja lisäksi helppo käyttää. Loimme kolme Jamboard-taulua; yhdet kummallekin tiimille ja yhden yhteiseen käyttöön. Osallistujat pystyivät lisäämään muistilappuja tauluun ideoidessaan tiimeissä, ja liittämään valmiit ideat helposti ryhmätaululle kaikkien nähtäville. Parasta Jamboardsissa oli se, ettei käsinkirjoitettuja post-it–lappuja tarvinnut purkaa erikseen ja kaikki ideat tulivat varmasti talteen.
Vinkkejä etätyöpajaan
- Perinteiseen työpajaan verrattuna on erityisen tärkeää antaa teknisen puolen toteutus yhden henkilön hoidettavaksi työpajan aikana. Ilman teknistä avustajaa vetämäni etätyöpaja olisi varmaankin päättynyt katastrofiin.
- Ensi kerralla antaisin enemmän aikaa tehtävien tekoon sekä taukoihin. Intensiivisen kolmetuntisen loppupuolella jokaisen keskittymiskyky alkoi ymmärrettävästi hiipua.
- Luo kaikki tarvittavat linkit ja työtilat etukäteen valmiiksi ja sisällytä kaikkiin selkeät ohjeet.
Ennen etätyöpajan aloitusta kävimme kaikkien osallistujien kesken läpi luovan yhteistyön säännöt. Teemme näin normaaleissakin olosuhteissa, mutta nyt teimme muutamia lisäyksiä etätyöskentelyä silmällä pitäen.
Tehdään yhteistyötä.
Pidetään hauskaa.
Lykätään kriittistä ajattelua.
Tällä kertaa määrä vastaa laatua.
Rakennetaan toisten ideoista: “Kyllä, ja…”
Ollaan avoimia.
Etäsäännöt
Ole positiivinen ja oleta samaa muiltakin.
Mykistä mikrofoni, kun et puhu.
Kuuntele fasilitaattorin ohjeet.
Siinäpä se! Toivottavasti sait intoa oman etätyöpajan järjestämiseen. Jos sinulla on mitä tahansa kysyttävää, ota yhteyttä. Muistetaan mennä eteenpäin ja kokeilla rohkeasti uusia työtapoja.
Hauskoja hetkiä etätyöpajojen merkeissä!
– Megan Järvinen, Brand Strategist, Ahooy Creative
